「今月中に発行したいのですが、なんとかならないでしょうか」。広報誌担当者にとって、予定通りに発行できるかどうかは、もっとも気になるところです。余裕を持ったスケジュールを組むことができればいいのですが、掲載内容との関連もあって、あまり早く制作を開始することができません。

そこで、重要になるのが「いかに制作期間を短縮するか」ということです。これは、広報誌担当者の腕にかかっているのです。

時間がかかる病院内の調整
〜一発で決めるコーディネート力

企画から発行までの制作期間の中で、制作会社が行う作業に関しては、あまり時間の短縮は期待できません。お願いをすれば、ある程度無理を聞いてくれることもあります。しかし、原稿作成やデザインを急がせるということは、ミスや質の低下につながる可能性がありますので、おおすめできません。

やり方次第で時間を短縮できるのは、病院内の調整です。取材対象者との交渉・取材時間の決定・原稿の確認などのやりとりを早めに行うことで、制作期間は大幅に短縮されます。

たとえば、病気の解説をＡ医師にお願いすることになったとします。まず、Ａ医師に都合のいい時間を確認します。この時、「後日返事を」という話になってしまうと、2、3日のロスが生まれます。

この段階で、事前に取材意図がきちんと伝わっていなければ、取材時にＡ医師が適切な資料を用意できないことになり、後日再取材ということにもなりかねません。

取材後は、制作会社が作成した原稿をＡ医師に確認してもらうことになります。ここでも、「原稿の確認が終わりましたら、ご連絡ください」という話になってしまうと、いつまでたっても原稿の確認が終わらないということになってしまいます。

コーディネートの基本は、主導権を自分が握ることです。「返事はいつまで」「このような話を聞きたい」「原稿確認はいつまで」ということをはっきりと伝えましょう。「先生は忙しいので……」と医師任せにしていると、なかなか作業が先に進みません。

また、原稿やデザインが出来上がってきてから、上司から内容の変更を指示されると、大幅な遅れにつながります。そのような事態に陥らないように、事前の調整はしっかりと行いましょう。広報誌担当者のコーディネート力によって、制作期間に数週間の差が出てしまうこともあります。

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